Jolanda van de Zandschulp, Rent4All

“In al die jaren hebben andere aanbieders
het verschil niet laten zien. De hersencellen
van Softwareshaker en Fleetshaker geven
voor ons de doorslag: we stappen over”
—Jolanda van de Zandschulp, Rent4All

“Fleetshaker is niet zomaar een keuze,” zegt Jolanda van de Zandschulp van Rent4All. “We kennen Arjan Vlieger al sinds zijn achttiende; hij zat toen in tracking en tracing en werkbonnen. We hebben altijd op één lijn gezeten. Ik ken hem als zeer kritisch, en dat zijn wij als Rent4All ook. Aanpakken en vooral doen. We hebben een jong en groot machinepark en verhuren alles onbemand. We hebben een verhoogd risico op diefstal. Screenen van onze huurders is belangrijk, maar dat geldt net zo goed voor een goed werkend alarmsysteem.”

Terugkijkend op het afgelopen decennium zegt Jolanda: “In al die jaren zijn er veel track en trace systemen bijgekomen. Het lijkt allemaal op elkaar, niemand die er echt bovenuit springt. Arjan is een aantal jaar uit de track en trace sector geweest, maar ineens komt die daar om de bocht gieren met innovatieve bedrijfssoftware waar wij op door willen gaan. Inclusief tracking en tracing. De Fleetshaker Alarmrobot geeft ons een gerust gevoel, een echte revolutie. Geen meldkamer die te laat belt. Altijd binnen tien seconden hebben we de robot aan de telefoon en kunnen daarmee makkelijk het alarm afmelden. Of rechtstreeks met recherchebureau DVI Agency in contact komen. Hij heeft de juiste mensen op de juiste plaats.”

En juist daarin heeft Arjan zich de laatste jaren gespecialiseerd. Jolanda: “Hij overtuigde ons met een mooi platform voor ons bedrijf. Facturatie, aankoopfacturen, machines, werknemers, klanten, planning en werkbonnen in één. We gaan starten met een nieuw softwarepakket voor ons totale bedrijf. Én tracking en tracing eraan gekoppeld. Hoe mooi is dat?”

“In plaats van verschillende softwareleveranciers die naar elkaar wijzen, hebben we nu gewoon Fleetshaker.”

Wat zijn de zwaarstwegende argumenten voor Jolanda van de Zandschulp geweest bij de oriëntatie? “Arjan Vlieger heeft een goeie drive. Hij is constant aan het uitvogelen waar gebruikers behoefte aan hebben. We liften dus mee in het nieuwe waar hij mee komt. Dat betekent een open systeem waarbij elke koppeling mogelijk is die je kunt bedenken. Terwijl we heel anders gewend zijn. Als bijvoorbeeld een app iets niet kan of iets niet goed deed, wees de ene partij in de keten al heel snel naar een andere partij.”

Rent4All: uitblinker in flexibiliteit

Zelf heeft Jolanda van de Zandschulp een lange historie met diverse bedrijven. Een schets van haar loopbaan loopt van het vak van laborant, waarin ze ooit begon, tot het brede verhuuraanbod van Rent4All voor bedrijven en particulieren in het heden. Toen ze haar man Gert leerde kennen, begon een mooie reis, waarbij beider kennis van het echte werk op kranen tot op de dag van vandaag van past komt. “Mijn vader is net als Gert kraanmachinist geweest, dus ik kende die wereld al. Dat merken mensen meteen.”

In de loop der jaren begonnen Jolanda en Gert met het verhuren van machines, wat uiteindelijk uitgroeide tot het zeer zichtbare Rent4All, voor zowel bedrijven als particulieren. Daarnaast hebben ze op dezelfde locatie ook Van de Zandschulp Grondwerk & Sloopwerk, voor werkzaamheden in de aannemerij, gladheidsbestrijding en transport, leveren van zand en grind, en inname van tuinafval voor hoveniers. Door deze combinatie van bedrijven ontstond gaandeweg de unieke reputatie, die wat Jolanda betreft vooral draait om “grote flexibiliteit”. “Het gebeurt regelmatig dat bijvoorbeeld een hovenier een machine komt ophalen en dan ziet dat hij bijvoorbeeld ook zand kan laten bezorgen, op de terugweg tuinafval kan storten en desnoods ook laat op de avond nog een gehuurde machine mag terugbrengen. Dus één adres waar je ’s ochtends vroeg langsrijdt en dan meteen door naar je klus.”

We spreken met Jolanda over de innovatie die Softwareshaker en Fleetshaker toevoegen aan zowel het grondverzetbedrijf en als het verhuurbedrijf Rent4All.

1. De Fleetshaker Alarmrobot komt binnen 10 seconden in actie

Vlaggenschip van de track en trace service is de Fleetshaker Alarmrobot. Zodra een machine wordt losgekoppeld of zich ongeoorloofd verplaatst, wordt Jolanda (of iemand anders in de aangegeven lijst met telefoonnummers van Rent4All) binnen tien seconden gebeld. Dan kan aan de hand van een simpel menu worden aangegeven wat er met de melding moet gebeuren: wordt het alsnog ‘sein veilig’ of is er echt iets aan de hand? De tien seconden zijn cruciaal omdat in de praktijk vaak te laat door meldkamers wordt gereageerd op meldingen. Na de melding zet de Europees dekkende mobiele surveillance van Fleetshaker de diefstalopvolging in gang.

2. De Alarmrobot voorkomt veel gedoe aan de telefoon

Jolanda: “Zonder mensen te kort te willen doen, betekent elke alarmmelding telefonisch overleg. Iemand in een gemiddelde alarmcentrale beschikt vaak niet over alle informatie of de kennis. Voor een buitenstaander lijkt elke shovel hetzelfde, voor ons is elke shovel op elke locatie een ander verhaal. Met de Alarmrobot kunnen we de komende tijd heel veel daarvan afvangen en automatiseren. Want als de Alarmrobot me belt, weet die exact wat met welke machine aan de hand is en krijg ik meteen logische opties.”

3. “Het alarmsysteem is aangepast aan onze wensen, met een eigen geo-fence en directe doorschakeling naar onze huurder”

Met behulp van geo-fencing kan Jolanda van de Zandschulp bijvoorbeeld de eigen machineparkeerplaats van Rent4All markeren. Alle machines moeten buiten werktijd binnen die grenzen blijven. Daarnaast stelt Jolanda de tijdvakken in waarbinnen de objecten niet mogen worden verplaatst. De alarmering is dus zeer nauwkeurig en valt altijd binnen de zelf ingestelde geo-fence en tijdschema. Jolanda: “Hebben we de machine in de verhuur? We kunnen via optie vier  van de Alarmrobot rechtstreeks naar onze huurder bellen!”

4. Geen facturen achteraf na diefstal; het héle beveiligingsproces is vernieuwd

Fleetshaker onderscheidt zich in de markt met een complete vernieuwing van het hele beveiligingsproces voor bedrijven. Daar horen ook bij: gunstige verzekeringsvoorwaarden, aantrekkelijke premies en geen factuur achteraf voor recherchewerk.

5. Data-oogsten voor meer financieel inzicht

Juist omdat voorop blijven lopen in technologie belangrijk is voor Jolanda van de Zandschulp, is ze blij met de samenwerking met Fleetshaker en Softwareshaker. Innovatie leidt onmiddellijk tot meer efficiëntie voor de gebruikers van de software, zoals soepele integratie met de bedrijfsadministratiesystemen. De Fleetshaker track en trace kastjes op elke machine produceren informatie over uren en kilometers. Ook gegevens uit de telematica van de machines zelf komen beschikbaar via Fleetshaker. Al deze data kan Jolanda door tussenkomst van Fleetshaker gebruiken voor onder meer het inplannen van onderhoud, nacalculatie van projecten, scherper offreren en aansturen op meer winstgevendheid per machine.

6. “We vinden een goed oor bij Fleethaker. Ze willen echt schakelen”

Een ander positief punt is dat Jolanda een goed oor vindt bij Fleethaker. “Dit is echt een leverancier die wil schakelen en dat merk je in de contacten. Er wordt goed geluisterd.”

“Ondernemers kunnen ongelooflijk veel tijd, moeite en geld besparen, als ze maar willen”

Met al die machines en de diverse medewerkers speelt software een cruciale rol. Vanaf het begin staken Jolanda en Gert veel energie in de nieuwste systemen, want je wilt vooroplopen of niet. “Wij zijn zelf niet opgeleid voor taken als administratie of IT, maar we begonnen gewoon. Je wilt het toch zo goed mogelijk regelen voor de mensen die voor je werken, of dat nou de salarisadministratie is of hoe ze hun werkbonnen invullen. Dus kijken we al vanaf onze begintijd altijd naar wat er in de software gebeurt. Want je kunt ongelooflijk veel tijd, moeite en geld besparen met de juiste spullen. Maar goed: je moet het wel willen natuurlijk.”

 

Als bedrijven succesvol werken met Fleetshaker, Robaws en bijvoorbeeld Wappy, dan doe ik mijn werk goed

—Wouter Vermeulen, Softwareshaker en Fleetshaker

Met ingang van 1 juli 2023 versterkt Wouter Vermeulen het team van Softwareshaker en Fleetshaker. Met zijn unieke ervaring in huis kunnen we ons groeiende klantenbestand topservice blijven bieden. Wouters voornaamste taak is zorgen dat bedrijven goed uit de startblokken komen met bijvoorbeeld de software van Robaws en de werkbon-app Wappy. Maar Fleetshaker begint ook enorm te groeien, “en een goede indruk kun je maar één keer maken,” aldus Wouter. Daarna is het zaak ervoor te zorgen dat klanten er blijvend profijt uit halen. Samen met onze klanten software naar een hoger niveau tillen, hoe mooi is dat!

“Ik help bedrijven het héle proces door”

Steeds meer bedrijven in de groen, grond en infra ontdekken de kracht van wat Softwareshaker en Fleetshaker te bieden hebben. Zoals het gebruiksvriendelijke cloudplatform van Robaws voor calculatie, planning, aankoop, digitale werkbonnen, mandagenregister, orders en facturen. Je kunt er vrijwel intuïtief mee werken, wat voor veel gemak en plezier zorgt, zowel op kantoor als op de werkvloer en op locatie met de werkbon-app Wappy. Maar voor welke dienst van Softwareshaker of Fleetshaker een bedrijf ook kiest, alles staat of valt met een soepele introductie en ook daarna een goede begeleiding. Wouter Vermeulen zorgt ervoor dat de livegang goed verloopt en de gebruikers goed door het proces worden geloodst. “Een goede indruk kun je maar één keer maken. Ik help bedrijven het héle proces door.” Vanaf dat moment blijft Wouter het aanspreekpunt.

Arjan Vlieger: “Ik zocht een centrale middenvelder, die kort op de bal zit en het overzicht goed over het veld heeft. Die kwaliteiten heeft Wouter”

Naast een opleiding in technische bedrijfskunde die hij aan het volgen is, bouwde Wouter Vermeulen in de onderneming van zijn familie al veel ervaring op. Dit familiebedrijf is gespecialiseerd in grond- en sloopwerken, van casco-renovatie tot totaalsloop, met zo’n vijftien mensen in een flexibele schil. “Een paar jaar geleden waren we toe aan een nieuw softwarepakket. Door mijn ervaring met software en mijn studie was het logisch dat ik dat oppakte. Ik nodigde Softwareshaker uit, want: uniek in de sector, beschikt over veel ervaring met software in deze branche. En bovendien merkonafhankelijk. Arjan Vlieger kende diverse pakketten die ik aan het testen was, maar hij liep weg met een Robaws- en Wappy-knipoog die uiteindelijk de winnaar zou zijn. Vanaf dat punt is een zeer hechte band ontstaan tussen ons.”

Wat kunnen klanten van Softwareshaker en Fleetshaker van je verwachten?

Wouter: “Je haalt meer uit bijvoorbeeld Robaws door intensief contact. Dat wordt nu ook mijn rol. Als je klant wordt bij Softwareshaker of Fleetshaker, zorg ik ervoor dat een van je mensen de rol van projectverantwoordelijke krijgt. Om een vergelijking te maken: een Formule 1-stuur bedienen is enorm intuïtief, maar je kunt er pas alle uithalen na enige uitleg. En ook door gewoon aan de slag te gaan. Die rol heb ik nu op me genomen, dus gebruikers de handvatten geven om met het pakket te gaan werken.  Ik ben er om koudwatervrees weg te nemen. Gelukkig verdwijnt dat heel snel, want de software van onder meer Robaws en Wappy doet de rest. Vanaf die livegang blijf ik intensief betrokken bij de voortgang, want het is cruciaal dat je er als klant zo veel mogelijk uithaalt.”

Op welke manier kun je MKB-bedrijven sterker maken?

“Mijn ervaring is dat MKB-eigenaren harde werkers zijn. Maar juist omdat ze zo toegewijd zijn aan het werk zelf zijn ze onvoldoende up-to-date op softwaregebied. Wat ik meebreng is dat ik de sector ken als kantoorwerker maar ook als grondwerker buiten en dat ik de taal van de mensen op de werkvloer spreek. Ik snap wat ze nodig hebben. Ik heb veel teams op projecten aangestuurd, dus ik zie de valkuilen.”

Met die ervaring gaat Wouter zorgen dat bedrijven daadwerkelijk van dag tot dag Robaws en Wappy gebruiken en dat dat soepel verloopt. “Dat is noodzakelijk, want als je er goed mee werkt bespaar je als MKB-bedrijf gigantisch veel tijd en krijg je waardevol inzicht in je bedrijfsprocessen en -cijfers.”

 

De revolutionaire Alarmrobot maakt een eind aan de slechte reputatie van track en trace

Verzekeringen en alarmsystemen voor werkmaterieel zijn voor niemand in de groen-, grond- en infrasector een favoriet gespreksonderwerp. De financiële consequenties van diefstal horen daar ook bij. Bovendien zijn voertuigen en machines terechtgekomen in een cyclus van zeer hoge prijzen en extreem lange levertijden, een cyclus die vermoedelijk nog wel even gaat duren. Toch is er reden voor optimisme, want de Fleetshaker Alarmrobot gaat voor verandering zorgen. Maak kennis met het alarmsysteem dat binnen een paar seconden al aan de telefoon hangt zodra de accu van een machine wordt losgekoppeld of buiten werktijd wordt gestart of verplaatst.

Arjan Vlieger van Fleetshaker: “We zijn een techbedrijf. Daar zijn we ons erg van bewust. Daar moeten we ook naar handelen want het is echt tijd voor verandering in de markt. Onze Alarmrobot is ervoor gemaakt om bij ongeoorloofde bewegingen binnen 7 seconden je te alarmeren. Je krijgt meteen drie opties: je negeert het alarm, je laat het sluimeren of je krijgt de meldkamer te spreken zodat direct onze recherche kan worden ingeschakeld. Neem je je telefoon onverhoopt niet op? De Alarmrobot belt automatisch de volgende op de lijst. Alarm is alarm, en moet coûte que coûte worden opgevolgd. Voor dit doel hebben we samen met Stopel Bedrijfsverzekeringen een heel nieuw beveiligingsproces ingericht.”

Arjan Vlieger (Fleetshaker) en Ronny Roescher (Stopel) kennen elkaar al vele jaren uit de branche. Stopel Bedrijfsverzekeringen is al vanaf 1990 actief als intermediair, verzekeraar en makelaar. Fleetshaker verzorgt ritregistratie en diefstalbeveiliging voor de installatie, bouw en infra. De in vijftien jaar opgebouwde kennis en knowhow achter dit jonge bedrijf houdt een grote belofte in voor de nabije toekomst. Hoe ziet de samenwerking Fleetshaker-Stopel eruit en wat zijn de voordelen voor opdrachtgevers?

Ronny Roescher aan het woord: “Door innovatie kunnen wij als verzekeringsspecialisten ook vernieuwen”

De recente lancering van Fleetshaker was aanleiding om intensiever te gaan samenwerken en een vernieuwend concept te bieden aan ondernemers met een loon- en grondverzetbedrijf, of in de bouw en infra. Om welk probleem op te lossen? Ronny Roescher van Stopel Bedrijfsverzekeringen: “Bedrijven hebben doorgaans de handen vol aan het kiezen van machineverzekeringen en verzekeraars. De kosten zijn hoog. Er is niet alleen het eigen risico maar ook de kosten van recherchewerk als een machine of voertuig wordt gestolen. Wat Fleetshaker en Stopel nu bieden, is een vernieuwend, goed functionerend alarmsysteem aan de ene kant, en voordelen op polisvoorwaarden en premies aan de andere kant.”

De Fleetshaker Alarmrobot verandert het héle beveiligingsproces

Vaak is de meldingstijd bij een diefstal simpelweg te lang om nog van nut te kunnen zijn. Als een telefoontje de meldkamer pas na een half uur bereikt, is de vogel al gevlogen. De Fleetshaker Alarmrobot meldt al na drie tot vijf seconden dat bijvoorbeeld een machine onbedoeld wordt verplaatst buiten werktijd of dat de verbinding van het alarmsysteem is verbroken omdat iemand het draadje heeft doorgeknipt.

Uiteraard is dit interessant voor alle partijen: voor de eigenaar van het voertuig of de machine, voor de verzekeraar en voor degene die de beveiliging regelt. Dat is ook de reden dat Fleetshaker en Stopel Bedrijfsverzekeringen in het verlengde van de Alarmrobot het héle beveiligingsproces opnieuw hebben ingericht.

Fikse voordelen bij Stopel bedrijfsverzekering bij inschakeling van Fleetshaker en geen factuur meer na een diefstal

De snelheid van melding dankzij de Alarmrobot is dermate aantrekkelijk voor verzekeraars, dat Stopel Bedrijfsverzekeringen daar zeer aantrekkelijke voordelen tegenover kan stellen.

“Die snelheid van handelen is nodig om ontvreemde voertuigen of machines snel op te sporen en terug te halen,” zegt Ronny Roescher. “Dat is gunstig voor het schadeverloop; de verzekeraar hoeft minder uit te keren. Dat leidt weer tot gunstige voorwaarden en lagere premies. Als je bij onze bedrijfsverzekering meteen Fleetshaker inschakelt, krijg je direct al een forse korting. Soms investeren we zelfs mee in de aanschaf en plaatsing van de alarmsystemen. En je krijgt niet achteraf nog een factuur voor recherchewerk als er toch een machine wordt gestolen. Alle partijen zijn beter af.”

Arjan Vlieger: “Met Stopel Bedrijfsverzekeringen kiezen we echt voor de goeroe in de branche.”

Genoeg kandidaten als het gaat om bedrijfsverzekeringen in de groen-, grond- en infrasector. Toch is er geen haar op Arjan Vliegers hoofd die eraan denkt een ander te kiezen dan Stopel. Hoe zit dat? “Stopel is niet zomaar een partij, zij zijn echt honderd procent geworteld in deze sector. Ze zijn er al héél lang. Ronny is een specialist als geen ander en dat heb je keihard nodig met deze uitdaging. Diefstal van voertuigen en materieel grijpt diep in bij bedrijven, ondernemers verdienen het dat je de beste partijen met elkaar laat samenwerken.”

Het Fleetshaker zekerheidsplan van Stopel voor installatie, bouw en infra:

Hoe werkt het en wat heeft een ondernemer in de installatie, bouw en infra er allemaal aan? Arjan Vlieger: “Stel, je sluit voor een bedrijfswagen of werkmaterieel een verzekering af bij Stopel Bedrijfsverzekeringen en tekent meteen voor een van de pakketten van Fleetshaker. Dan komen wij als de gesmeerde bliksem het alarmsysteem plaatsen. Vanaf dat moment is het object aangesloten op de Fleetshaker Alarmrobot én op ons platform. En wat je dán allemaal krijgt!” We sommen het graag even op:

We installeren onze eigen apparatuur op voertuig of machine.

Je krijgt toegang tot je eigen portaal. Een beveiligde omgeving waar je objecten realtime kunt traceren.

We koppelen de projecten vanuit je administratie met ons platform voor nacalculatie.

Je krijgt rapportages van draaiuren of rittenregistratie conform de eisen van de Belastingdienst.

Er wordt 24/7 over je eigendommen gewaakt door onze Alarmrobot. In sommige gevallen moet onze meldkamer verificatie opvragen over ongeoorloofde bewegingen.

Onze Europees dekkende mobiele surveillance zal diefstalopvolging inzetten wanneer gewenst.

Makkelijk kiezen uit onze pakketten Go, Next, Pro en Epic, ofwel van de basics per object tot en met de meest uitgebreide variant.

Je kunt Fleetshaker koppelen aan Stopel, voor snel en effectief administratief verwerken bij aanmelding, afmelding of mutatie van je bezittingen.

Je kunt Fleetshaker koppelen aan de werkplaatsmodule van Robaws.

www.fleetshaker.com

Bekijk hier onze Alarmrobot:

Een klant aan het woord:

“Machines zijn heel duur. Alarm moet gewoon goed en betrouwbaar zijn”

—Dimitri Verdonk, Machine Service Brabant

Dimitri Verdonk verzorgt met zijn bedrijf reparatie en onderhoud van wegenbouw- en grondverzetmachines. Dit gebeurt zowel in de professioneel en modern ingerichte werkplaats als op de locatie van de opdrachtgevers. Met zo’n vijftien jaar ervaring kan Machine Service Brabant snel ter plaatse zijn en zich ontfermen over onder meer grondverzetmachines, verdichtmaterieel als stampers en trilplaten, doorslijpers, compressoren, aanhang- en haspelwagens, heftrucks, constructie- en laswerk, hydrauliekslangen en revisie van hyddrauliekcylinders.

Dimitri: “Machines zijn momenteel gewoon heel erg duur. Wij benaderen het heel ‘straight’: service moet goed en betrouwbaar zijn. Daar is onze reputatie op gebouwd. Ik ben overgestapt op Fleetshaker omdat ik in het verleden een paar keer een figuur heb geslagen doordat een alarm niet of niet snel werd opgepakt. Een alarm moet gewoon binnen enkele seconden op de goede plek komen en tot actie leiden. Als de stroom wordt afgesneden of een machine komt bijvoorbeeld buiten werktijd in beweging, dan telt elke seconde.”

www.machineservicebrabant.nl

Onze beveiligingspartner Chris Vlaar over alarmopvolging:

“Ik neem zelf de telefoon op als er sprake is van diefstal”

—Chris Vlaar, DVI Agency

Fleetshaker en Stopel Bedrijfsverzekeringen werken voor de alarmopvolging samen met Chris Vlaar en zijn particulier onderzoeksbureau Double Vision Investigation. Chris Vlaar: “Bij werkmaterieel kun je de schade en het gedoe enorm beperken door snelle en strakke actie. Met Fleetshaker en Stopel Bedrijfsverzekeringen komen we tot een mooi product dat daarin voorziet.”

Wat Chris Vlaar inbrengt, is een unieke en vooral persoonlijke aanpak. “Ik neem zelf de telefoon op als er sprake is van diefstal,” zegt hij daarover. “Ik stuur zelf de alarm- en diefstalopvolging door heel Nederland aan en deels natuurlijk ook over de grenzen. Ik ga er zelf achteraan, ik heb daarvoor de contacten en ik werk samen met de politie, ook buiten Nederland.”

 

De accountant als CFO van het bouwbedrijf? We zijn er bijna

Wie goed oplet, hoort al de verhalen over de toekomst van software (en ERP in het bijzonder). En met ‘toekomst’ bedoel ik echt morgenochtend, of zelfs al een beetje vandaag. In dit artikel beschrijf ik zo’n verhaal dat illustratief is voor waar we naartoe gaan en waar je als accountant het beste vroegtijdig kennis van kunt nemen. Want softwareontwikkelingen zullen er uiteindelijk toe bijdragen dat een accountant van echte toegevoegde waarde kan gaan zijn: in de rol van CFO voor ondernemers. Ik deel mijn kennis hierover graag met eenieder, dus lees vooral verder.

 

Ik sprak over dit onderwerp met Michaël van Robaeys van het Vlaamse softwaremakersbedrijf Robaws. Zijn relaas is veelzeggend; het is het relaas van een nieuwkomer in Nederland die de matige prestaties van ERP-software een flinke boost aan het geven is. Dat spreekt mij elk geval aan omdat ik zelf continu zoek naar eenvoud. Voor mijzelf en daarmee voor ondernemers. Welke software is nu écht eenvoudig? Intuïtief? Grote, logge softwarebedrijven en hun overnames leveren complexe systemen op die niet goed koppelen. De vraag is continu: welke software heeft nu echte lekker calculatie, offertes, projecten, personeel, materieel en projectplanning, werkbonnen en maandagstaten in één systeem? Hier heb ik het antwoord: Robaws. Iets om in de gaten te houden.

“Waar de traditionele boekhouder achteraf adviezen kon geven zal de accountant nu in feite als externe CFO van een bouwbedrijf met bijna dagelijkse cijfers zijn of haar adviserende rol gestalte kunnen geven”

Heel veel bureaujobs voor dom werk

Robaws-software automatiseert voor bouw- en projectgeoriënteerde bedrijven de administratie tijdens de voorbereiding, uitvoering en (na)calculatie van projecten. Zoals in mijn vorige artikel al aan de orde kwam, wordt het belangrijk om ieder bedrijf projectmatig te gaan laten werken op een manier die de aangenomen som recht doet. In een niet al te grijs verleden werkte Michaël als consultant in de software-industrie en constateerde dat in Vlaanderen grote behoefte was aan software op maat. Simpele software in plaats van miljoenen kostende ontwikkel- en implementatieprojecten, en grote risico’s op mislukking en moeizame acceptatie door eindgebruikers. Inmiddels is de reputatie van ERP en grote softwarebedrijven in Nederland op zijn zachtst gezegd slecht te noemen. “Bij het gemiddelde midden- en kleinbedrijf heb je heel veel bureaujobs waarin mensen dom werk zitten te doen,” zegt Van Robaeys. “Wat ik wilde was dat ze voortaan nuttig werk zouden doen in plaats van de hele tijd data overtypen.”

Met Robaws zorgt het team van Michaël ervoor dat diezelfde bedrijven verlost worden van die oude situatie. Simpelweg door integratie van ERP-systemen waarmee je intuïtief kunt werken. Dat intuïtieve mag een sleutelwoord worden genoemd. Voor de ontwikkeling en begeleiding werkt Michaël van Robaeys met wat hij zelf noemt ‘een capabel team’, dat echt de tijd neemt voor ontwikkeling. Ik hoor dat graag: kwaliteit vraag nu eenmaal tijd.

“We zijn het zo gewend” is geen excuus meer

Wat elke accountant bij klanten ziet: ouderwetse manieren van gegevens ‘inkloppen’ (bijvoorbeeld van werkbonnen) worden vaak willens en wetens in stand gehouden. Men is het nu eenmaal zo gewend. Verouderde software helpt ook niet mee. Mensen schakelen daarnaast lastig om naar iets nieuws. Maar het is niet langer een geldig excuus, daar kun je als accountant je relaties op aanspreken.

“Echte complexiteit zit in de eenvoud”

Laten we kijken naar het terrein waarop Robaws actief is, dus met name de bouw- en projectgeoriënteerde bedrijven. Andere softwareaanbieders zetten vaak combinaties van systemen in, die van nature minder goed werken omdat er een stukje complexiteit in blijft zitten. Michaël van Robaeys en zijn team hebben ervoor gezorgd dat alles wat je nodig hebt ín het systeem zit. Daardoor hebben de makers meer werk kunnen maken van de gewenste eenvoud.

Om zijn kijk op systemen te verduidelijken, citeert Van Robaeys Leonardo da Vinci: “Hij zei ooit ‘Echte complexiteit zit in de eenvoud,’ en dat is voor ons een gouden regel. Als mensen buiten op een bouwplaats staan en in onze app handelingen moeten verrichten, wil je dat het invoeren van gegevens écht intuïtief gaat. Niks ingewikkelde toestanden en ook geen intensieve trainingen vooraf. Gewoon gaan gebruiken. Maar voordat software echt intuïtief werkt ben je wel even bezig. Wij zijn niet tevreden als de software kán wat het moet doen. We zijn pas tevreden als iedereen het op een intuïtieve manier kan gebruiken.”

“Leonardo da Vinci zei ooit: Echte complexiteit zit in de eenvoud. Daarom willen wij de gebruiker van software één vloeiende, geïntegreerde, intuïtieve ervaring bieden. Want dat is de enige toekomst”

De accountant als externe CFO

In menig opzicht loopt de technologische ontwikkeling die Robaws doormaakt parallel aan de ontwikkeling van hun opdrachtgevers — en ook van de accountant. Want de accountancy beweegt in hoog tempo van het pure boekhouden naar een voornamelijk adviserende rol. Deze ontwikkeling is ondenkbaar zonder de groeiende kracht van boekhoudsoftware die het basale werk overneemt, en evenmin zonder de meer recente mogelijkheden om dankzij bijvoorbeeld tracking en tracing direct in te grijpen op het operationele niveau. Van offreren tot factureren: waar de traditionele boekhouder achteraf adviezen kon geven zal de accountant nu in feite als externe CFO van een bouwbedrijf met bijna dagelijkse cijfers zijn adviserende rol gestalte kunnen geven. Door intensief samen te werken met diverse accountantskantoren kon het team van Van Robaeys deze ontwikkeling in de software meenemen.

Conclusies voor accountants?

Ik kan kort zijn over de betekenis van dit verhaal voor accountants. Omdat we bijna allemaal dol zijn op checklists hier een hele korte met een paar voorlopige conclusies:

✓  Praat met je klantenkring over deze ontwikkeling; veel bedrijven lopen nog achter op dit vlak.

✓  Kijk vooruit naar je mogelijke rol als externe CFO bij bepaalde klanten, en:

✓  Haak daarvoor aan bij de juiste softwarepartner. Er wordt steeds meer mogelijk, maar denk aan de woorden van Michaël van Robaeys: “Wij willen de gebruiker van software één vloeiende, geïntegreerde, intuïtieve ervaring bieden. Want dat is de enige toekomst.” Accepteer niets minder!

✓  Lees ook mijn vorige artikel over ‘track en trace data-oogsten’. Dat gaat in op praktijkdetails vanuit een ietwat andere invalshoek, maar komt de onderneming ook zeker ten goede.

Arjan Vlieger


Met zijn bedrijf Softwareshaker biedt Arjan Vlieger accountants een samenwerkingsmodel. Hij werkt samen met de beste aanbieders van software in tracking en tracing en is sinds kort importeur van Robaws-software. Daarmee wordt de hierboven geschetste situatie werkelijkheid. Kijk op softwareshaker.com en leg contact voor onze vrijblijvende demo. We shake it today, not tomorrow.

Automatiseren start met digitaliseren

Herkenbaar? Jouw monteurs of andere buitendienstmedewerkers vullen papieren werkbrieven in. Jij houdt de uren van medewerkers bij in Excel, maar voert die uren ook op andere plekken in. Het versturen van facturen doe je vaak pas dagen of weken later. YOURapplication begroet de lezers van Bouw Magazine. Eigenaar Arjan Vlieger geeft gratis advies over hoe jij efficiënter digitaal kunt werken. 

‘Mijn doelgroep zijn voornamelijk mkb’ers met tussen de 3 en 50 medewerkers, bedrijven waar mensen worden ingepland en de buitendienst zaken moet registreren. Ik hoor ondernemers vaak zeggen dat ze willen automatiseren, omdat ze efficiënter willen werken en een tekort aan personeel hebben. Maar alles begint met het op de juiste manier digitaliseren.’ 

Tijdswinst
Arjan deed de afgelopen 12 jaar ervaring op met digitalisatie en met gps-volgsystemen voor voertuigen zoals werkmaterieel. Deze specialismen krijgen steeds meer raakvlakken. De ondernemer werkte onder andere voor bedrijven in branches als Installatie, Service en Onderhoud – Groen, Grond en Infra – en Bouw. Allemaal sectoren met die nog een grote stap kunnen zetten in digitalisatie. ‘Mijn specialisme zit vooral in digitalisering van planning, werkbonnen, urenregistratie en gereedschapbeheer.’ 

Onafhankelijk
Er zijn talloze aanbieders van software en apps voor bovengenoemde branches. ‘Zie als ondernemer door die bomen het bos maar eens, als je er al de tijd voor kunt vinden. En het wordt steeds moeilijker om tot de juiste softwarekeuze te komen, , omdat vrijwel alles met elkaar te koppelen is.’ Arjan analyseert hoe een bedrijf werkt, met welke apps, software en papieren. ‘Dan breng ik in kaart waar de meeste tijdswinst te maken valt en zoek daar aanbieders bij. Het is aan de ondernemer of hij mij daarna de implementatie wil laten doen.’ Hij adviseert onafhankelijk. ‘Zie me als een makelaar in software-bedrijfsapplicaties waarbij mijn verdienmodel ligt bij het leveren en implementeren. Maar ik zoek een lange-termijn relatie: ’ Na de implementatie blijft YOURapplication inzetbaar voor service. ‘We staan voor het behartigen van de belangen van ondernemers en softwareaanbieders. Vanaf oriëntatie, advies en bemiddeling, tot implementatie en nazorg.’ 

Heb je als bedrijf al veel gedigitaliseerd?
Wij helpen graag bij het optimaliseren.
Meer weten? www.yourapplication.nl
of bel: +31 (0)38 744 03 03 

Tekst: Sara Terburg

De accountant van morgen start vandaag al met track en trace data-oogsten

Wijsheid achteraf heeft z’n langste tijd gehad, zo lijkt het. Adviseren en ingrijpen bij cliënten speelt zich in toenemende mate af in de tegenwoordige tijd. Nú weten of projecten rendabel zijn en waarom, dat gaat het verschil maken. Nú, niet later. Voor dat punt is bereikt valt er nog wel wat winst te behalen door werkzaamheden vanaf de eerste minuut in digitale projecten bij te houden. Ook goede calculaties vooraf gaan helpen. Beide vragen om de juiste software. Het derde winstpunt, en onderwerp van dit artikel, zit in track en trace software bij cliënten. Dat vraagt van jou als accountant twee dingen: goed begrijpen wat track en trace software al betekent voor je klantenkring, en openstaan voor samenwerking op dit specifieke softwaregebied.

 

Want een goede partner heb je nodig; er is te veel track en trace software in de markt, die bovendien te weinig is gekoppeld en toegankelijk gemaakt. Daarover gaat dit artikel: hoe je als accountant cliënten beter kunt adviseren over winstgevendheid dankzij een beter gestroomlijnde track en trace data-oogst. Arjan biedt je voor dit onderwerp en ERP vernieuwde technologie en inzichten, hij werkt onder andere samen met grote namen als GPS buddy, Conneqtech en Robaws ERP.

De data-oogst die accountants beter maakt

Tracking en tracing is een goudmijn voor de accountant die weet hoe je met die informatie aan de slag moet. Gelukkig gaan recente ontwikkelingen je daarbij helpen: het is inmiddels mogelijk om met de juiste koppelingen volledige controle te krijgen over de verschillende track en trace bronnen bij je cliënten. Want uit al die verschillende software bij jouw MKB-cliënten komen geweldige gegevens, over bijvoorbeeld de uren dat bedrijfswagens onderweg zijn of op locatie staan, over de uren dat shovels of op een bouwplaats staan of juist niet, over het gebruik van gereedschap en nog veel meer.

Al die data kun je oogsten en gebruiken om bedrijven in een vroegtijdig stadium te adviseren hoe ze scherper kunnen offreren, hoe ze kunnen aansturen op meer winstgevendheid op specifieke projecten en welke projecten ze beter helemaal kunnen schrappen. Met als uiteindelijk resultaat dat je je positie bij zulke ondernemers gaat versterken.

Durf los te komen van bestaande beperkingen

Wat er nodig is in de accountancy is de durf om voor dit doel met een partner te werken. Een partner die het softwaregedeelte regelt en daarmee die gegevensstroom vereenvoudigt en bruikbaar gaat maken. Een samenwerking die voor jou mogelijk nieuw is en even aftasten zal vergen. Logisch. Stel je ervoor open, want dit wordt een van de nieuwe werkmodellen in de accountancy.

 Oude vertrouwde specialismen zijn aan het verdwijnen. Software heeft al veel overgenomen en zal dat blijven doen. Dat je als accountant op zoek moet naar andere manieren om geld te verdienen is geen nieuws. De opkomst van tracking en tracing biedt een uitgelezen kans; want wie anders dan de accountant kan harde conclusies trekken uit al die data? Bedrijven koppelen steeds meer aan track en trace software, maar doen er nog te weinig mee. Hier ligt een berg aan advieswerk voor de accountant.

Welke data zijn goud?

Welke track en trace data zijn voor jou als accountant interessant? Werk je bijvoorbeeld voor een bedrijf dat een keurig ERP- of boekhoudsysteem en software gebruikt voor planning, werkbonnen en urenregistratie van personeel? Dan lijken nacalculatie en tussentijds inzicht in een project mogelijk. Alles wordt immers netjes geregistreerd: manuren, artikelen en meerwerk. Toch heb je daarmee nog altijd niet álle relevante projectinformatie om tussentijds bij te sturen.

Maar wát ontbreekt er dan? Bedrijven hebben vaak een wagen- en machinepark. Er is daarnaast een inventaris aan elektrische arbeidsmiddelen, denk aan boormachines, ketting- en handcirkelzagen. Denk ook aan ladders en trappen. Bedrijven kopen deze middelen, maar boeken die vrijwel nooit op projecten. Dergelijke middelen hebben een aanschafwaarde en worden over een bepaalde periode afgeschreven. Er ligt dus een uitstekende kans om deze kosten te gebruiken voor next level projectadministratie.

Er zit aan zulke middelen immers al vaak track en trace software gekoppeld. Op dat punt haakt mijn verhaal aan: er is dus vaak al een datastroom vanuit track en trace — maar helaas moet je voor inzicht in voertuigen, werkmaterieel en arbeidsmiddelen inloggen op diverse portals van diverse leveranciers. Dat is niet efficiënt.

De oplossing is natuurlijk: de hele santenkraam aan elkaar koppelen. Welkom bij Softwareshaker, mijn naam is Arjan Vlieger. Ik presenteer je graag een praktijkvoorbeeld:

Praktijkvoorbeeld tracking en tracing voor accountants

Een zonweringsbedrijf neemt opdrachten aan van 18.000 euro. Zij hebben er geen idee van hoeveel overkappingen van een bepaald merk winstgevend zijn of juist voor verlies zorgen. De ondernemer doet gewoon wat hij of zij altijd deed. De ondernemer kopieert een eerdere offerte voor een nieuwe klant zonder te weten of de offerte wel rendabel is geweest. Wat zijn de kosten geweest van het voertuig dat tijdens de klus is gebruikt en van het gebruikte gereedschap? Die zijn onbekend en staan ook niet in de offerte. De kostprijs van de aangebrachte zonwering is natuurlijk ergens op gebaseerd, maar je weet pas achteraf wat daadwerkelijk de kosten zijn.

Met track en trace software verandert het plaatje totaal. Want uit de data die beschikbaar komen kun je aflezen welke kosten nog meer moeten worden geboekt op dit project. Dit noem ik het ‘data-oogsten’. Vervolgens kun je:

    • de ondernemer hierin adviseren,
    • helpen een scherpere, juiste offerte op te stellen,
    • tijdens het project eventueel bijsturen wanneer budgetten worden overschreden.

Resultaat: hogere winst of voorkoming van kosten voor de ondernemer met het zonweringsbedrijf.

Steeds meer data om mee te sturen, dus grijp je kans

Voor de duidelijkheid: we hebben het hier over waardevolle data waar financieel inzicht uit voortkomt. Als accountant wil je vroegtijdig signaleren wanneer je klant uit budget loopt. Of te veel materiaal of personeel inhuurt voor bepaalde projecten, waar zelf aanschaffen of in dienst nemen beter zou zijn. Data waar je grip mee opbouwt. Data waarmee je de rentabiliteit van projecten nog accurater in beeld krijgt, ze liggen voor het oprapen.

De korte versie van dit verhaal?

✓ Je hebt diverse MKB-klanten waar track en trace software in gebruik is of wordt genomen.

✓ Om van de track en trace data gebruik te kunnen maken hoef je niet langer te werken met verschillende softwareaanbieders.

✓ Je maakt gebruik van één platform waar de data uit verschillende track en trace software van je klanten bij elkaar komen, klaar voor gebruik.

✓ Je softwarepartner beschikt over de kennis over de software en de koppelingen naar jouw business.

✓ Jouw MKB-klanten hoeven niet zelf op zoek naar de geschikte software, dat wordt geregeld door je softwarepartner.

Groei in je adviseursrol, omarm het partnership

Als accountant heb je een relatie met een opdrachtgever; die relatie wil je niet uit handen geven. Dat gaat ook niet gebeuren. Het gaat om een samenwerkingsmodel tussen accountantskantoor en softwarepartner dat ertoe leidt dat je waarde toevoegt voor je klanten. Ik kan zeggen dat ik daar inmiddels goede ervaringen mee heb in mijn bedrijf Softwareshaker. Mijn advies is: wees veeleisend op dit terrein. Je kunt nu al tot op projectlocaties zien wat er met apparatuur, rijdend materieel en mensen gebeurt en hoe dat op de resultaten drukt of toevoegt. Die diepe kennis is het nieuwe goud.


Met zijn bedrijf Softwareshaker biedt Arjan Vlieger accountants een samenwerkingsmodel. Hij werkt samen met de beste aanbieders van software en tracking en tracing. Sinds kort is hij distributeur van Robaws-software. Daarmee wordt de hierboven geschetste situatie werkelijkheid. Kijk op softwareshaker.com en leg contact voor onze vrijblijvende demo. We shake it today, not tomorrow.