Robaws voor installatiebedrijven: alles onder controle – van offerte tot werkbon en factuur

Als installatiebedrijf wil je snel kunnen schakelen tussen verschillende soorten werk: van storingen en service tot grote installatieprojecten of onderhoudscontracten. En dat zonder grip te verliezen op artikelen, planning, facturatie of klantinformatie. Robaws is dé software die installatiebedrijven helpt om al die processen te centraliseren – mét koppelingen naar boekhouding, loonadministratie én groothandels.

Ondersteuning voor elk type werk met installatiebedrijven Software van Robaws

• Regiewerken: storingen of reparaties worden gestart vanuit een werkorder met bijvoorbeeld een voorrijkost als basis. Via de werkbon app worden prestaties en materialen ter plaatse geregistreerd en nadien gefactureerd.
• Aangenomen werken: grotere projecten, zoals de installatie van een warmtepomp of ventilatiesysteem, worden beheerd via een goedgekeurde offerte die omgezet wordt in een project.
• Onderhoudscontracten: jaarlijks onderhoud of preventieve keuringen kunnen automatisch worden aangemaakt via een werkorder om daarna te plannen en te factureren na werkzaamheden.

Offertes en calculatieposten

Met Robaws stel je offertes samen op basis van calculatieposten, waarin je artikelen, werkuren en marges combineert. Je kunt rekenen per stuk, per meter, per m² of per installatie. De offerte is duidelijk opgebouwd, herbruikbaar en snel om te zetten naar een verkooporder of project.

Artikelbeheer via 2BA

Installatiebedrijven hebben vaak duizenden artikelen in omloop. Robaws koppelt met 2BA, waardoor je altijd beschikt over actuele artikelgegevens van meer dan 1200 groothandels – waaronder Technische Unie, Rensa, Warmteservice en Wasco.

Artikelen zijn inzetbaar in:

• Offertes en calculaties
• Werkbonregistratie
• Bestellingen bij leveranciers
• Voorraadbeheer

Je koppelt aan elk artikel leveranciers, prijsstrategieën (laagste prijs, voorkeursleverancier of vaste prijs) en verkoopmarges. De voorraad wordt automatisch bijgewerkt via inkomende goederen, werkbonnen of facturen.

Voorraad en bestelproces

Robaws biedt een volledig voorraadbeheersysteem, waarmee je voorraadniveaus opvolgt per magazijn, bus of projectlocatie. Je kunt automatisch bestellingen genereren, op basis van wat nodig is voor een werkorder. Leveranciers kunnen rechtstreeks leveren op het projectadres (dropshipping).

Werkbon app voor monteurs

Monteurs gebruiken de werkbon app om alles digitaal te registreren:

• Uren en materialen
• Beschrijvingen van werkzaamheden
• Foto’s en handtekeningen
• Eventueel gekoppelde formulieren of checklijsten

Zodra de werkbon afgewerkt is, wordt hij gelinkt aan het juiste project of werkorder voor nacalculatie en facturatie.

Aparte velden voor klant en eindklant

Installateurs werken vaak met een opdrachtgever (bijvoorbeeld de woningbouwvereniging) en een andere eindklant (de bewoner). In Robaws kun je die rollen perfect splitsen: de ene is het facturatieadres, de andere het bezoekadres. Zo voorkom je fouten in communicatie of facturatie.

Volledige planning

Robaws biedt een krachtige planning voor:

• Personeel en onderaannemers
• Materieel (zoals bussen, ladders of meettoestellen)
• Werkorders en projecten

Via drag-and-drop wijs je eenvoudig werk toe per dag of week. De planning is gekoppeld aan de werkbon app, zodat monteurs meteen weten wat hen te doen staat.

Inkoopfacturen en nacalculatie

Digitale inkoopfacturen kunnen rechtstreeks gekoppeld worden aan projecten, werkorders of artikelen. Zo zie je meteen de totale kostprijs van een werk, inclusief materialen en onderaannemers. Is een artikel nog niet gekend? Dan maak je het met één klik aan vanuit de factuur.

CRM en projectbeheer

Robaws beschikt over een geïntegreerd CRM-systeem, waarin je klanten, contactpersonen, offertes, verkooporders en onderhoudshistorieken beheert. Je behoudt zo het overzicht op lopende en historische opdrachten, inclusief alle communicatie en documenten.

Boekhoudkoppelingen en loonadministratie

Robaws integreert met bekende boekhoudprogramma’s zoals Exact Online, Yuki, Snelstart, Minox en Twinfield. Verkoopfacturen en inkoopfacturen worden automatisch doorgestuurd. Je accountant werkt verder in zijn vertrouwde omgeving; jij behoudt inzicht in openstaande posten, betalingen en grootboeken.

De goedgekeurde uren van monteurs worden doorgezet naar loonverwerkers zoals Numbrs, Het Loket of Scab. Hierdoor wordt de loonverwerking eenvoudiger, sneller en minder foutgevoelig.

STEK- en CO-keur registratie (BRL100): coming soon

Voor installatiebedrijven die werken met warmtepompen, koeltechniek of gasverbranding komt Softwareshaker binnenkort met een module voor STEK- en CO-keur registratie volgens BRL100.

Deze module laat monteurs toe om in de werkbon app alle meetwaarden, controlepunten en handelingen te registreren zoals wettelijk vereist. Denk aan drukmetingen, koudemiddelweging, vacuümtests en CO-meting. Het resultaat: één gecentraliseerd installatie- of onderhoudsdossier dat volledig BRL100-conform is.

Goed om te weten: op dit moment kun je al basisformulieren, onderhoudsrapporten en checklijsten invullen in de werkbon app. Die worden automatisch gekoppeld aan het juiste project of klantdossier.

Wil je als installatiebedrijf klaar zijn voor de toekomst? Met Robaws digitaliseer je je volledige bedrijfsvoering – van werkbon tot boekhouding.
Ontdek meer op softwareshaker.com