Documentbeheer in Robaws

Documentbeheer Robaws

In de bouw, installatie en service draait alles om goede voorbereiding en correcte documentatie. Keuringsbewijzen, plannen, certificaten, werkinformatie of foto’s – als je documenten niet snel terugvindt of vergeet te delen met je team, vertraagt dat het hele proces.

Met Robaws documentbeheer kun je alles digitaal kunt beheren én delen – gekoppeld aan de juiste entiteit: klant, project, werkbon, materieel of medewerker. Elke module in Robaws profiteert van deze centrale aanpak: de planning, calculatie, facturatie, nacalculatie en service-opvolging krijgen allemaal directe toegang tot relevante documenten.

Documenten per project, werkbon of klant

In Robaws kun je documenten eenvoudig koppelen aan:

• een project (zoals een opnamedocumenten of veiligheidsinstructie)
• een werkbon (zoals de meetstaat, foto’s van het werk, of een toelatingsbewijs)
• een klantfiche (zoals contracten, onderhoudsafspraken of SLA’s)

Zo zijn documenten beschikbaar voor zowel op locatie als het kantoor – en dat volledig gestructureerd binnen het platform.

Ook voor materieel en medewerkers

Wat vaak vergeten wordt: ook materieel en personeel hebben documentatie nodig.

• Aan materieel kun je handleidingen, keuringen of onderhoudsrapporten koppelen (zoals VCA-keuring van een machine of certificaat van een kraan).
• Aan werknemers kun je documenten hangen zoals VCA-certificaten, rijbewijzen of opleidingsbewijzen.

Deze documenten zijn cruciaal voor veiligheid, juridisch én correcte inzet van personeel en materiaal.

Direct zichtbaar in de werkbon app én in het kantoor

Alle documenten die relevant zijn voor een opdracht worden automatisch zichtbaar in de werkbon app. De monteur hoeft dus niet meer te bellen naar kantoor of te zoeken in Dropbox. Maar ook op kantoor heb je via de klantkaart, het projectoverzicht of het materiaaldossier directe toegang.

• Plannen en instructies openen op tablet of desktop
• Foto’s maken en direct toevoegen aan het dossier
• Formulieren (zoals STEK, CO of inspectie) invullen en meesturen

Centraal, gestructureerd en altijd beschikbaar

Met documentbeheer in Robaws voorkom je dat informatie verloren gaat of op verschillende plekken bewaard wordt. Alles zit op de juiste plaats:

• Geordend per project, klant, werkbon, materieel of werknemer
• Altijd beschikbaar voor wie toegang heeft
• Versiebeheer mogelijk bij updates
• Snelle zoekfunctie en duidelijke mappenstructuur

Waarom documentbeheer in Robaws gebruiken?

• Eén centrale plek voor al je documenten
• Betere voorbereiding én betere kantooropvolging
• Minder fouten of misverstanden
• Naleving van keuringen en wetgeving
• Directe toegang via de werkbon app én de backoffice

Wil je zelf ervaren hoe eenvoudig documentbeheer kan zijn? Ontdek het op
softwareshaker.com/product/robaws/