Werkorders mechanisatiebedrijven: grip op verkoop, service en onderhoud

Mechanisatiebedrijven hebben een unieke combinatie van uitdagingen: je verkoopt, onderhoudt én repareert machines en installaties van klanten. Dat vraagt om een sluitende administratie van werkorders, duidelijke werkbonnen voor monteurs, én goed inzicht in klantmaterieel. Met Robaws en de werkbon app (Workshaker) stroomlijn je het hele proces — van planning tot facturatie. In dit artikel lees je hoe dat werkt én hoe je dankzij de koppeling met Kramp altijd het juiste onderdeel bij de hand hebt.

Wat is het verschil tussen een werkorder en een werkbon?

In Robaws werk je als mechanisatiebedrijf altijd met een duidelijke structuur:

• De werkorder is het overkoepelende document waarin wordt vastgelegd welk klantverzoek of project uitgevoerd moet worden.
• De werkbon is het uitvoerende deel dat de monteur op locatie of in de werkplaats invult via de app.

Een werkorder kan bestaan uit meerdere werkbonnen. Zo houd je overzicht per fase of interventie.

🔧 Typische werkorders bij mechanisatiebedrijven

Veelvoorkomende werkorders zijn onder andere:

• Verkoop-inbouw van aangekochte machines
• Periodiek onderhoud op basis van uren of planning
• Herstellingen na schade of storing
• Keuringen
• Garantieafhandeling

Koppeling met klantmaterieel via installaties

Robaws beheert klantmaterieel via installaties. Dit kunnen voertuigen, werktuigen, generatoren of vaste installaties zijn. Per installatie registreer je:

• Serienummer, merk, type, bouwjaar
• Onderhoudshistoriek
• Gekoppelde werkbonnen en facturen
• Verbruikte onderdelen en uitgevoerde taken

Werkbonnen in de app: voor elke monteur eenvoudig

Monteurs gebruiken de Workshaker app voor het invullen van werkbonnen. Ze kunnen onder meer:

• Uren registreren (met start/stop-functie)
• Onderdelen toevoegen
• Installaties selecteren
• Foto’s toevoegen
• Klant laten tekenen

Onderdelenbeheer met Kramp-integratie

Dankzij de koppeling met Kramp kun je rechtstreeks vanuit Robaws:

• Onderdelen opzoeken en bestellen
• Actuele prijzen en voorraad zien
• Onderdelen automatisch koppelen aan werkbon en project

Zo werk je sneller en voorkom je fouten in facturatie of registratie.

Volledig voorraadbeheer van onderdelen

Robaws biedt ook volledig voorraadbeheer:

• Voorraadstanden per artikel en locatie
• Servicewagens en magazijnen apart beheren
• Automatische afboeking via werkbon
• Waarschuwingen bij lage voorraad

Taken op werkorders: niets wordt vergeten

In Robaws kun je per werkorder taken toewijzen, zoals:

• Filters vervangen
• Testrit uitvoeren
• Machine reinigen

Deze taken verschijnen in de werkbon app en kunnen worden afgevinkt, doorgeschoven of voorzien van notities. Zo weet elke medewerker precies wat hij moet doen.

Van registratie naar factuur

Zodra de werkbon klaar is, wordt de factuur automatisch gegenereerd. Alle gegevens — uren, onderdelen, materiaal en verplaatsing — worden meegenomen, zodat je een sluitende factuur hebt zonder naverwerking.

Plannen en opvolgen van werkorders

Werkorders worden ingepland via de personeels- en werkbonplanning. Je ziet:

• Wie wanneer welke opdracht uitvoert
• Status van elke werkorder (ingepland, uitgevoerd, gefactureerd)
• Opvolging van terugkerende opdrachten en onderhoudscontracten

Nacalculatie en rapportage

Via de werkorder zie je achteraf per project of installatie:

• Werkelijk verbruikte onderdelen
• Gewerkte uren vs. geplande uren
• Kostprijs en winst per werkorder of klant

Praktijkvoorbeeld: onderhoudswerkorder voor een landbouwtractor

Stel, een klant brengt jaarlijks zijn John Deere-tractor binnen voor een grote onderhoudsbeurt. In Robaws maak je een terugkerende werkorder aan met daarin onder meer:

• Olie verversen
• Lucht- en brandstoffilters vervangen
• Controle op remsysteem en verlichting
• Kalibratie van GPS-besturing

Deze werkorder wordt elk jaar automatisch klaargezet. Monteurs krijgen de taken te zien in de werkbon app, inclusief instructies en te gebruiken onderdelen. Na afloop wordt de werkbon verwerkt en de factuur automatisch gegenereerd. Dankzij de installatiekaart weet je ook precies wanneer de machine voor het laatst binnen was en welke onderdelen toen zijn vervangen.

Onderhoudsplanning en servicecontracten

Voor machines die intensief worden gebruikt, biedt Robaws de mogelijkheid om werkorders automatisch te laten genereren op basis van een contract. Bijvoorbeeld:

• Elke 500 draaiuren een servicebeurt
• Jaarlijkse keuring met onderhoud
• 3-maandelijkse inspectie op locatie

Deze werkorders verschijnen vanzelf in de planning en kunnen op naam van het klantmaterieel (de installatie) gekoppeld worden. Zo ben je zeker dat niets vergeten wordt en houd je grip op contractueel onderhoud. Bovendien kun je via Robaws precies bijhouden welke onderdelen onder garantie vallen en wat bij de klant hoort of onder jouw verantwoordelijkheid valt.

Digitaal vs. papier: nooit meer kwijt, altijd up-to-date

Veel bedrijven in de mechanisatie werken nog deels op papier. Maar papieren werkbonnen kennen duidelijke nadelen:

• Ze raken kwijt of komen te laat binnen
• Ze zijn onleesbaar of onvolledig ingevuld
• Overtypen kost tijd en veroorzaakt fouten

Met de digitale werkbon app van Workshaker is dat verleden tijd. Monteurs registreren alles ter plaatse: uren, onderdelen, foto’s, installaties en handtekening van de klant. De werkbon komt realtime binnen op kantoor — compleet en foutloos.

Softwareshaker ondersteunt jouw sector

Softwareshaker helpt mechanisatiebedrijven met:

• Inrichting van installaties en werkorders
• Trainen van personeel in gebruik van de app
• Koppeling met Kramp en andere groothandels
• Voorraadoptimalisatie en rapportages

Samenvatting

Met Robaws en de werkbon app beschik je als mechanisatiebedrijf over een compleet systeem voor:

• Verkoop, service en onderhoud
• Werkorders met digitale werkbonnen
• Beheer van klantmaterieel via installaties
• Onderdelenbeheer en Kramp-integratie
• Takenbeheer en voorraadbewaking

Ontdek hoe jij als mechanisatiebedrijf het verschil maakt met een digitaal systeem dat wérkt.

Meer weten? Bekijk:
https://softwareshaker.com/product/werkbon-app/