Aankoopfacturen verwerken in Robaws: één systeem voor alles

Voor veel bedrijven in de bouw, installatie, infra of onderhoud is het verwerken van aankoopfacturen een tijdrovend proces. Facturen komen binnen via e-mail, worden uitgeprint of doorgestuurd, manueel gecontroleerd, gecategoriseerd in Excel-bestanden en uiteindelijk ergens ingevoerd in de boekhouding. Vaak raken ze zoek of worden te laat goedgekeurd. Robaws brengt daar verandering in. Met de aankoopfacturen Robaws module digitaliseer je de hele keten — van binnenkomst tot betaling — en centraliseer je alles in één platform.

Aankoopfacturen Robaws: nergens anders meer in werken

Je hoeft je aankoopfacturen niet langer te verspreiden over mailboxen, mappenstructuren of aparte tools. In Robaws komen ze centraal binnen. Je kunt ze manueel uploaden, automatisch importeren of laten doorsturen via een speciaal ingestelde mailbox. Zo werk je echt in één systeem voor alles — zonder versnippering, zonder dubbel werk.

OCR & scanservice: automatisch herkennen van gegevens

Robaws biedt een ingebouwde OCR-herkenning, zodat je niet handmatig hoeft over te typen. Je hebt keuze uit twee opties:

• Snelle herkenning (€0,15 per stuk): leest het totaalbedrag, factuurdatum, vervaldatum en leverancier.
• Premium herkenning (€0,50 per stuk): leest alle lijndetails uit, inclusief artikelnummers, aantallen en prijzen.

Dit betekent dat je sneller kan werken én minder kans hebt op fouten. De uitgelezen gegevens kun je direct koppelen aan het juiste project, werkorder, artikel, grootboek of bestelling.

Facturen koppelen aan je volledige bedrijfsproces

Een aankoopfactuur staat nooit op zichzelf. In Robaws kun je elke factuur direct koppelen aan:

• een project (bij aangenomen werk),
• een werkorder (bij regiewerk),
• een bestelling (die automatisch wordt herkend),
• een artikel (voor voorraadbeheer),
• een grootboekrekening (voor juiste boekhoudverwerking).

Werk je met onderaannemers? Dan wordt ook het bedrag dat op de g-rekening moet worden gestort automatisch zichtbaar per factuur. Zo weet je altijd wat je wanneer moet afdragen.

Leveranciers worden automatisch aangemaakt

Je hoeft nooit meer leveranciers aan te maken vóór je een factuur verwerkt. Als een leverancier nog niet bestaat in Robaws, maakt het systeem automatisch een nieuwe leverancierskaart aan — compleet met naam, btw-nummer en contactgegevens. Dit versnelt de verwerking en houdt je leveranciersbestand altijd up-to-date.

Goedkeuringsworkflow op kantoor én onderweg

In Robaws kun je zelf bepalen wie welke facturen moet goedkeuren. Dit kan via de desktop, maar ook via de Robaws app. Projectleiders of teamleiders kunnen hun facturen dus gewoon op de werf goedkeuren. Dat voorkomt vertraging én biedt overzicht: je ziet altijd wie wat al heeft bekeken of goedgekeurd.

Aankoopfacturen + boekhouding = naadloze koppeling

Na goedkeuring worden de facturen automatisch doorgestuurd naar je boekhoudpakket. Robaws ondersteunt o.a. koppelingen met:

• Exact Online
• Snelstart
• Minox
• Visma Yuki

Vanuit Robaws kun je vervolgens betaalvoorstellen doen, of de betaling laten verlopen via het boekhoudpakket. De status van betaling en het openstaande bedrag worden automatisch teruggekoppeld. Robaws weet dus altijd of een factuur al betaald is of niet.

Altijd terug te vinden – per project, leverancier of periode

Alle facturen zijn eenvoudig terug te vinden in het systeem. Of je nu zoekt op leverancier, op project, op tijdsperiode of op factuurnummer: Robaws biedt je één centrale plek om alles te raadplegen. Geen losse mappen meer, geen Excel-overzichten meer. Alles is gestructureerd én digitaal.

Meer weten? Bekijk de aankoopfacturenpagina van Robaws.